Gestion des déplacements pour les voyageurs d’affaires : Meilleures pratiques pour des environnements à haut risque

Avant de se lancer dans la planification, il est crucial que les organisations déterminent l'objectif de tout voyage proposé et évaluent sa pertinence en fonction des besoins de l'entreprise. Avec les avancées technologiques permettant le télétravail, la première question à poser est : le déplacement physique est-il nécessaire ? Cette évaluation incombe à toute organisation envisageant d'envoyer des employés à l'étranger, et non au voyageur qui devrait légitimement s'attendre à ce que ces considérations soient prises en compte avant son départ. 

La gestion des risques liés aux voyages (« Travel Risk Management » ou TRM) – une pratique de sécurité visant à anticiper, prévenir, minimiser et réagir aux risques potentiels ou imprévus auxquels sont confrontés les voyageurs au cours de leurs trajets – englobe l'ensemble du processus de tout voyage. Une fois la décision de voyager prise, un plan est conçu pour couvrir tous les aspects du voyagement afin de garantir la sécurité des employés, de l'évaluation des risques jusqu'à la formation nécessaire et les sessions d'information avant le départ, en passant par la mise en œuvre de mesures de sécurité appropriées pendant le voyage. Un TRM efficace permet aux voyageurs de comprendre les consignes spécifiques liées à leur destination, notamment ce qu'ils doivent faire en cas d'acte criminel. 

À l'ère de l'information, toute organisation choisissant de ne pas mener de recherches sur une destination avant d'y envoyer ses employés fait preuve de négligence. Consulter les avis de voyage publiés par les gouvernements en ligne est un point de départ judicieux, car ces avis offrent des orientations générales pour les citoyens, ainsi que des informations essentielles comme les emplacements des ambassades et leurs numéros de contact. Dans de nombreux cas, il est conseillé aux voyageurs de s'enregistrer auprès de leur ambassade à leur arrivée.

Pour les destinations à risque élevé, une évaluation plus approfondie devient nécessaire. Les organisations doivent s'appuyer sur leurs structures internes d'analyse des risques ou se tourner vers des prestataires externes pour évaluer chaque aspect des besoins en sécurité de leurs voyageurs. 

Souvent, les voyages à haut risque nécessiteront une formation spécifique pour mieux protéger la sécurité des employés. En fonction de l'expérience du voyageur, cela peut aller de la participation à des sessions d'information verbales donnant un aperçu de la situation actuelle, à la réalisation d'une formation complète sur la sensibilisation aux environnements hostiles (« Hostile Environment Awareness Training » ou HEAT). Cette dernière inclut généralement des cours résidentiels combinant des composants théoriques et pratiques, avec des simulations de scénarios à haut risque tels que les interactions aux points de contrôle et les protocoles de réponse en cas d'enlèvement. 

Dans les environnements hostiles tels que l'Irak et l'Ukraine, la présence de sécurité physique, sous forme d'équipes de protection rapprochée, devient essentielle. Cela dépasse les capacités internes de la plupart des organisations. Dans ces cas, trouver un fournisseur externe fiable qui peut être chargé de la sécurité des employés est crucial ; par conséquent, il est recommandé aux organisations de vérifier soigneusement les compétences de leurs opérateurs et équipements. Demander des démonstrations des niveaux de formation et des licences d'une équipe de protection est non seulement approprié, mais également recommandé.

Lors de la prise de contact avec leur équipe de protection, il est fondamental de fournir aux voyageurs des consignes claires sur les procédures d'arrivée, y compris les signaux de reconnaissance lorsqu'ils rencontrent le personnel de sécurité. À leur arrivée par voie aérienne, les voyageurs devraient être conseillés de contacter l'équipe avant de quitter les zones d'arrivée pour confirmer leur disponibilité.

Après le contact établi, l'officier de protection rapprochée (CPO) devrait fournir un briefing complet, incluant des présentations de l'équipe de sécurité, les attentes liées au trajet, les protocoles de réponse en cas d'incident, et les procédures d'entrée/sortie des véhicules. Tout au long des déplacements dans des endroits à haut risque, la communication entre les voyageurs et l'équipe de sécurité est d'une importance capitale. Le CPO doit être équipé des informations complètes sur l’itinéraire afin de mener des évaluations de trajet appropriées – souvent incluant des visites de familiarisation des lieux pour identifier les dispositions, les sorties, les entrées et les mesures de sécurité existantes. Bien que de bonnes équipes de sécurité puissent s'adapter aux changements de dernière minute, il est conseillé aux voyageurs de se rappeler que ces ajustements créent des complications supplémentaires.

Lors de la sélection de l’hébergement des voyageurs, le profil de l'établissement doit être mesuré par rapport aux menaces. Dans certains cas, séjourner dans un hôtel plus reconnu est un meilleur choix en raison du niveau des mesures de sécurité en place, comparé à des hôtels de bas profil ou à budget qui exposent les voyageurs à une vulnérabilité accrue. Il existe cependant des avantages et des inconvénients pour les deux options, et il doit y avoir une flexibilité dans la décision concernant les hébergements.

Garantir un lieu sûr pour les voyageurs ne s’arrête pas à la sélection du bon profil d’hôtel. La sécurité efficace des lieux requiert plusieurs couches de protection, incluant des périmètres externes robustes, un accès limité aux véhicules avec des procédures de recherche rigoureuses, un accès contrôlé au hall et des ascenseurs sécurisés par carte d’accès. Les voyageurs devraient être encouragés à maintenir une vigilance sur leur propre sécurité personnelle en verrouillant systématiquement les portes de leur chambre, en employant des mesures de sécurité secondaires (cales de porte, chaînes de sécurité), et en évitant les chambres près de l’avant des hôtels. Dans les régions où des menaces directionnelles spécifiques existent, comme Israël après le déclenchement de son conflit avec le Hamas, le choix de la chambre devient une décision tactique. À la suite des attaques du 7 octobre, les voyageurs informés ont évité les chambres donnant sur Gaza, avant de déplacer leur préoccupation vers des hébergements face au Liban et à l’Iran à mesure que le paysage des menaces évoluait. Les stratégies de sécurité doivent rester adaptables à des environnements changeants rapidement, avec une évaluation continue informant chaque décision.

Qu’ils voyagent avec des équipes de sécurité ou de manière indépendante, les voyageurs doivent maintenir des pratiques robustes de sécurité personnelle : 

• Conscience – Restez informés des développements locaux via des sources médiatiques et des alertes d’incidents disponibles sur les plateformes TRM.
• Profil – Maintenez un profil bas, en ajustant la visibilité des équipes de sécurité en fonction du niveau de menace actuel.
• Routine – Évitez les schémas prévisibles. Variez les horaires d’exercice et les planning de réunion pour empêcher les acteurs menaçants d’anticiper vos mouvements.
• Couches de sécurité – Identifiez des mesures de sécurité efficaces entre vous et les menaces potentielles. Par exemple, s’asseoir à l’intérieur, à l’arrière d’un café, offre une meilleure protection qu’une table extérieure.
• Communication – Maintenez le contact avec votre équipe de sécurité et établissez des procédures de check-in avec votre responsable hiérarchique. Un simple message texte quotidien peut suffire dans les scénarios à risque faible, tandis qu’un voyage indépendant pourrait nécessiter des mises à jour plus fréquentes. 

De nombreuses organisations emploient des technologies pour le suivi et la surveillance des voyageurs, en utilisant des applications mobiles offrant une localisation quasi en temps réel et des alertes de sécurité basées sur la proximité. Cependant, les approches misant sur la technologie présentent des vulnérabilités, particulièrement dans les zones de conflit comme l’Ukraine, où les niveaux élevés de surveillance technique peuvent mettre les voyageurs surveillés en danger.

L’Ukraine présente des complications uniques au-delà de celles typiques des destinations à haut risque. L’absence de vols commerciaux nécessite des jours supplémentaires de voyage pour entrer dans le pays via des nations frontalières comme la Pologne, la Roumanie ou la Moldavie. Les voyages en train vers Kyiv, bien que courants, sont soumis à une forte demande et des perturbations fréquentes dues à l’action militaire. 

Les voyages d’affaires standards se concluent souvent par des débriefings informels, mais les voyages à haut risque nécessitent généralement une évaluation plus approfondie. Il est conseillé aux organisations d’évaluer soigneusement la qualité des services de sécurité fournis – les retours des voyageurs constituent un élément crucial de cette analyse.

En mettant en œuvre des stratégies complètes de gestion des risques liés aux voyages, les organisations peuvent respecter leurs obligations en matière de devoir de protection tout en garantissant la sécurité des employés, même dans les environnements les plus exigeants. 

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